5 апреля 2014 г.

Моя система организации дня фрилансера или как убить в себе прокрастинатора

Жизнь в путешествиях и удаленная работа - понятия практически неразделимые (если, конечно, у вас не найдется хорошей квартирки под сдачу в аренду в Москве). И не важно, работаете ли вы на себя или «на дядю», вам все равно придется стать своим собственным боссом - планировать день, заставлять себя что-то делать, оценивать свою работу и даже иногда себя хвалить :) Поэтому я решила, что тревел блог - вполне подходящее место для того, чтобы иногда рассказывать о продуктивности, тайм-менеджменте, об инструментах, которые я использую, чтобы не утонуть в рутине. Встречайте новую рубрику фриланс!

Жизнь фрилансера похожа на океан: то штиль, то ураган :)

Я, как и многие, не догадывалась, как сложно живется фрилансерам. Пока не стала одним из них. Я вроде бы целый день что-то делала, свободного времени не было, я чувствовала себя измотанной и уставшей, но при этом не ощущала удовлетворения от проделанной работы. И я начала изучать темы тайм-менеджмента, системы GTD, пробовать самые разные способы планирования дел. Ничего не работало. И потом я поняла, что основная проблема в том, что все эти системы «заточены» под людей, которые занимаются каким-то одним глобальным проектом в своей жизни. Например, они делают сайты. Да, внутри этого «проекта» у них есть множество подпроектов и дел, но корень у них у всех один - программирование. А у меня вместо одного стройного дерева-проекта целый смешанный лес. То есть проектов в моей жизни сильно больше, чем один. 



Вот примерный список на данный момент: 
  • психология - консультирование, чтение спецлитературы и исследований, написание диплома
  • разработка интерфейсов для IOS и приложений (и самих приложений) 
  • ведение четырех блогов
  • написание заметок на заказ для порталов и СМИ 
  • прочее самообразование - чтение книг, лекции coursera 
  • иллюстрация - рисование, атрибутирование, загрузка на стоки 
  • изучение тайского языка 
  • домашние и личные дела, сюда входит забота о себе и доме, спорт и красота, все в таком духе :)
Умные книжки говорят, что нельзя браться больше, чем за три глобальных проекта на год, но я всегда была overachiever - я с большей вероятностью сделаю десять проектов из десяти, чем один из трех, потому что если передо мной не Эверест, а маленькая горка, то зачем мне вообще на нее надо, лучше полежу в кроватке с сериальчиком :)) 

Я пошла путем эксперимента и начала внедрять совершенно разные техники из разных методик, отслеживая, как это меняет мое самоощущение и насколько больше и качественнее я работаю. И буквально пару месяцев назад я наконец нащупала свою систему, которая позволяет мне чувствовать себя продуктивной и действительно успевать много. 

Сегодня я расскажу вам об основных принципах организации моего фрилансерского быта, а также о программах и инструментах, которые помогают мне эту систему соблюдать. 

Чтобы фрилансеру чувствовать себя удовлетворенным жизнью, как мне кажется, ему нужно следующее:
  • список дел, чтобы не держать все это в голове
  • напоминалки о том, что нужно сделать в нужный день-время
  • cистема фиксирования достижений и успехов
  • понимание себя и своих особенностей и подстраивание графика «под себя» 
  • отдых и выходные 

А теперь чуть подробнее. 

Списки дел
Список дел я обычно пишу «сверху» - то есть сначала ставлю какую-то цель, которой хочу добиться, а потом задаю себе вопрос: что нужно сделать, чтобы все получилось? В зависимости от масштаба цели я либо на этом и заканчиваю, либо потом задаю все тот же вопрос и уточняю действия. Стараюсь, чтобы каждое из образовавшихся дел могло быть выполнено за два часа или меньше, потому что если оставить в списке дело «обработать все фотографии в архиве», то, конечно, оно никогда не будет сделано, потому что это задание на пару-тройку недель как минимум :) Правильно в умных книжках говорят - слонов нужно есть по кусочкам, то есть большие дела нужно разделять на маленькие. Если по ходу обнаруживается дело, которое можно сделать быстрее, чем за 5 минут, я его сразу же делаю. 

Список дел я веду в программе Things (я работаю на маке, не уверена, что все программы, которые я называю в этой заметке, существуют в виндоус-версии, но думаю да). Программа не дешевая, но я ей полностью довольна. Также у меня есть версия для айфона, но я ей практически не пользуюсь (потому что почти всегда под рукой компьютер). До этого перепробовала много планировщиков - в частности OmniFocus, Remember the milk и подобные. 
Больше всего в Things мне нравится возможность создания «Областей», добавления тегов, удобный и быстрый поиск, а также экран «сегодня». 

Напоминалки
Главное правило - их не должно быть слишком много. В напоминалки нужно вносить только то, что критически важно сделать в какой-то день или время.  Я добавляю назначенные на определенное время сессии, уроки, иногда - загрузку иллюстраций на приемку на шаттерсток, в общем такие дела, которые можно сделать либо в конкретное время, либо смысла их делать уже не будет вовсе :) 
Я пробовала добавлять также «регулярные» дела, но когда открываешь с утра список дел, а там уже автоматически образовалось 15 пунктов из вот этих вот регулярных и назначенных на время, то, во-первых, быстро теряешь мотивацию (потому что понимаешь, что дел-то как бы слишком много на день), а во-вторых, не успеваешь добраться до тех дел, которые реально двигают проекты к завершению. 

В программе Things как таковых напоминалок нет (можно лишь добавить определенное задание на определенный день - обычно этого мне хватает), так что для того, чтобы не забыть о каком-то важном событии, я использую встроенный маковский календарь - добавляю событие, а также напоминание за час до него. 

Система фиксирования достижений 

К этому я пришла далеко не сразу :) Я не привыкла хвалить саму себя, но в условиях фриланса это совершенно необходимый навык. Какое-то время я отслеживала свой прогресс по количеству «чекнутых» дел в списке Things, но этого было мало. Часто попадались большие и сложные дела, которые надо делать, закусив губу, и которые не разбиваются на маленькие и простые дельца. И получается, что день прошел, а ты сделал два-три дела - ну обидно, да?
Поэтому в фиксировании успеха и преодоления чувства «я никчемный лузер, который не способен продуктивно работать» мне помогает программа Timelime, купленная все в том же эпплсторе. Она фиксирует время, проведенное за конкретным. В конце дня можно зайти в программу, посмотреть на красивый график, и похвалить себя: да я молодец, девять часов работал сегодня!

Чтобы пользоваться программой, нужно создать свои дела (их можно разделить по группам, я так и делаю), а потом нужно вручную запускать дело и менять его, когда вы переключаетесь. Звучит нудно, но на самом деле к этому быстро привыкаешь и все эти переключения отнимают не более двух минут в день. Зато после тяжелого рабочего дня можно посмотреть на график и сказать самому себе: вау, да я молодец, столько сегодня поработал! 

Я настроила в программе области и проекты, чтобы можно было смотреть, на что точно ушло время. Я не добавляю туда узкие текущие проекты («заказ для клиента Васи»), потому что хочу видеть динамику в долгосрочной перспективе, а клиент Вася - это не надолго. Я предпочитаю назвать это «общение с клиентами» или «работа на клиента» - типа того.
Чтобы не быть голословной - вот скрин одной из моих недель (не самая продуктивная, но и не самая «убитая» :) 



В среднем, как видите, я работаю 9,5 часов в день, при этом я честно выключаю запись времени, когда иду попить кофе, в туалет (пардон), когда иду «проветрить голову» и когда залипаю в соцсетях. То есть это - чистое время, которое я концентрированно посвящаю какому-то делу. 

Понимание своих особенностей 

У каждого человека есть определенные паттерны поведения, и если вы научитесь отслеживать свои, вам будет проще себя организовать. Я, например, поняла, что если начинаю день с чего-нибудь тюленьего - то есть валяюсь с сериалом или зависаю на каком-нибудь блоге, то собраться потом крайне сложно. Также я пробовала работать «отрезками» - по 45 минут, по 60, по 120 - для меня это не работает. Если меня прервать тогда, когда «идет мысль», я сильно бешусь и потом с трудом возвращаюсь в режим. 

В то же время иногда полезно встать и потянуться или дойти до холодильника и глотнуть водички - поэтому, чтобы не тонуть в проектах, я поставила себе программу Time Out Free, но изменила время «большого» перерыва с 10 минут до 1 :)  

Недавно я осознала еще одну свою особенность: мне важно чувствовать продвижение в проекте, чтобы сохранять эффективность. И я приняла буквально революционное решение: привязать «области» к дням недели. И  смело могу сказать, что я работаю в среднем на час в день больше, а чувствую себя при этом лучше. И вот почему. Когда у вас много проектов (или дел - называйте как угодно), вы целый день будете что-то делать. Но так как их реально много - вы не ощутите, что что-то сделали, и будете измотанны и недовольны собой.

Когда вы занимаетесь какой-то одной областью своей жизни в рамках одного дня, вы успеваете сделать довольно много, чтобы почувствовать продвижение в этой области, и это реально воодушевляет.

Поэтому я определила для себя «области», которыми мне нужно (и хочется) заниматься - это психология, саморазвитие, ios девелоперство, иллюстрация, блоги, домашние и личные дела. 

И потом я зафиксировала «Области» на определенных днях недели. 
В понедельник я занимаюсь IOS девелоперством, общаюсь с программистами, рисую интерфейсы, отсматриваю идеи, читаю аналитику по теме.
Во вторник я рисую на стоки, оттекстовываю картинки, смотрю тьюториалы и пытаюсь их повторять.
В среду - день саморазвития и обучения, я пишу диплом, смотрю лекции на курсере, читаю умные книжки.
В четверг я опять же рисую, потому что стоки требуют много времени :) Но тут упор больше идет на развитие других стоков, загрузку и подобные технические моменты. 
В субботу занимаюсь домашними и личными делами, убираюсь, обрабатываю фотографии из поездок, делаю маски для лица и педикюры-маникюры.
В воскресенье день разного бизнеса, я создаю контент для трех блогов плюс занимаюсь всем тем, что не подходит по категориям в другие дни.

Конечно, жизнь вносит свои коррективы, и я часто провожу психологические сессии далеко не только в четверг, а программистам отвечаю не только в понедельник. К тому же никто не отменял необходимость зарабатывать - для этого я пишу заметки на заказ, ну и спортом раз в неделю заниматься явно мало. Мое основное правило такое: я должна заниматься «делами дня» дольше, чем любыми другими, в среднем 4 часа в день.

Отдых

Кто заметил, что, когда я говорила о приписанных к дням недели областях, я не упомянула пятницу? :)
Пятница - мой выходной.

Каждый по-своему понимает слово «отдых» - для кого-то это возможность делать только то, что хочется (о, да тогда я отдыхаю почти все время!), для кого-то - возможность потюлениться, то есть валяться в кроватке и ничего не делать. 

Недавно я подписалась на курс gamification на платформе coursera - и вот там преподаватель очень классно объяснял разницу между понятиями play и game - по-русски это объяснить сложно, тк у нас это переводится как слово «игра». Грубо говоря play - это игра без цели, просто ради удовольствия, а game - структурированная игра с правилами, победителями и проигравшими. 

И вот я решила для себя, что работа - это когда делаешь что-то с некоей целью, а отдых - это когда делаешь что-то без цели, для удовольствия.
То есть иногда рисование это работа - когда у меня есть цель два часа порисовать для стоков, или сделать тридцать новых работ, или насимилярить пятьдесят инфографик, но также рисование может быть отдыхом, когда я беру блокнотик и фигачу непонятные дудлики в медитативном состоянии.

Так вот пятница - это время отдыха, то есть я делаю только то, что мне хочется, и в таком объеме, как мне хочется. Ну и еще в этот день я не ставлю себе будильник и смотрю новые серии любимых сериалов :)
А иногда в этот день мы выбираемся в разные красивущие места - на пляж Клонг Муанг или на горячие источники, например. 

Мой день 

Обычно я встаю в 7:50, выпиваю кофе, наслаждаюсь утренней прохладой (если можно назвать прохладой +25, хехе :), потихоньку начинаю погружаться в работу - смотрю задачи в рубрике «сегодня», а также смотрю, что там нужно сделать по текущей области. Начинаю обычно с того, что хочется сделать, я не сторонница поедания «лягушек» (так называют мерзкие и неприятные дела), мне проще начать делать хоть что-то, пусть и простого, а уж потом, как втянусь, можно переходить к чему-то более сложному. 

Днем, когда становится совсем жарко, иногда делаю перерыв и иду плавать в бассейн - остудить голову и немного собраться с мыслями. Прерываюсь на обед, ну и работаю до 20-21. Потом пару часов отдыха - и спать :)

И бонусом еще немножко о программах, которые помогают мне не путаться в файлах и проектах (вы наверняка их знаете, но все же). 
Evernote - там у меня сложная система организации блокнотов и премиум-аккаунт, там я храню всю полезную инфорамацию по проектам в отдельных блокнотах. Записи для блога кстати пишу прямо в эверноуте :) Мне нравится думать, что благодаря синхронизации с сервером никакие важные текстовые файлы не пропадут - это уже однажды меня спасло, когда у меня умер мак со всеми файлами. 
LastPass - незаменимая штука для хранения паролей. Для тех, кто параноит на тему «они украдут мои данные» скажу, что ласт пасс - это серьезная контора, которая не имеет доступа к вашим паролям - они хранятся в зашифрованном виде. Я пользуюсь сервисом уже более двух лет - и проблем с воровством паролей у меня не возникало. И я думаю, что безопаснее сгенерировать пароль и сохранить его в ластпассе, чем задавать пароли вида alena100 и 123456 - ведь не запомнишь же уникальный набор цифр и букв к каждому новому сайту, правда? 
Чтобы контролировать твиттер, я использую Tweetdeck, где создаю тематические ленты - так удобно за всем следить.

А какие секреты продуктивности есть у вас? Делитесь! :)

Если вам понравилась заметка, поделитесь ей

14 комментариев:

  1. Очень полезный пост, возьму себе на заметку пару программ, спасибо! Можно нескромный вопрос? А выходной - только пятница, один в неделю?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Что ж в вопросе нескромного? :)) Да, только пятница, мне этого хватает, чтобы перегрузиться и соскучиться по работе.

      Удалить
  2. Приветствую! К вопросу про выходной в пятницу я подумала: "ого! целая пятница!" Какие всё-таки люди разные))) А если по делу, хотела сказать, что для меня как-то оценка временем работы не пошла, я почему-то наоборот радуюсь, когда потрачено минимум времени. Меня очень мотивирует денежный эквивалент и я себя хвалю именно по формуле "мани поделить на часы". Хотя это, конечно, субъективно, потому как на интересный проект никакого времени не жаль)))

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. А у вас выходных вообще не бывает? :)) И как вы поступаете с проектами, которые не ведут к прямому заработку прямо сейчас (которые либо вообще не о деньгах, либо ведут к заработку когда-нибудь потом)?
      У меня есть много проектов, которые нельзя оценить в денежном эквиваленте - или по крайней мере делать это прямо сейчас. Это самообразование, диплом, это те же блоги (когда они дадут доход и какой - кто ж знает), да даже разработка приложений. Те задания, за которые сразу можно получить деньги, я оцениваю примерно по той же формуле - хвалю себя, если сделала быстро и качественно. Но таких проектов у меня мало :)

      Удалить
    2. Ну вот прям такого выходного, чтобы весь день ничего не делать или смотреть кино и гулять нет, только если за город выезжаем, но и там я начинаю скучать по своим проектам. Поэтому пару часов всё равно работаю каждый день. Но у меня и так-то рабочий день небольшой, 4 часа обязательных, остальное по желанию. А на счет проектов, которые сразу не приносят доход я, наверное, оцениваю доход в перспективе, потому как никак не могу оценивать свой труд в часах, я от больших цифр в часах только расстраиваюсь, честно говоря

      Удалить
    3. В общем всех мотивирует что-то свое :) Я когда вижу "пустой" временной график или мало проработанных часов, чувствую себя лентяйкой и бездельницей. При этом у меня тоже редко бывает так, чтобы я всю пятницу ничего совсем не делала (не могу даже припомнить), потому что правда скучно. Но как я и написала в посте, пятница - это время без обязательств, то есть что хочу - то и делаю. Удивительно, но обычно именно в выходной происходят прорывы в проектах :) А оценивать текущие часы по доходу в перспективе - это прям как-то очень сложно, вот делаю я сейчас приложение, кто знает, сколько оно принесет? Не говоря уже о менее конкретных вещах. Мне на сегодняшний день главное получать удовольствие от деятельности, чувствовать себя продуктивной и добиваться своих целей, как-то так :)

      Удалить
  3. PS. Очень не нравится вводить эти цифры всё время, чтобы комментарий опубликовать. Так уж и быть, сделаю это еще раз)))

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Валентина, я и не знала, что нужно вводить цифры - это, видимо, по умолчанию в блоггере включено для защиты от спама. Сейчас попробую отключить и понаблюдаю, если спама не прибавится - то пусть будут комменты без цифр конечно :)

      Удалить
  4. Ох, больная для меня тема. То ли пробовал мало, то ли ленюсь, то ли ничего не работает для меня. В результате работаю, как придется, полный хаос ))) Делаю то одно, то другое, постоянно залипаю на какую-нибудь очередную переписку, ем за компом и ложусь то поздно, то рано, и также встаю ))
    А у вас тут так все структурированно, круто!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. А какие именно техники вы пробовали применить? И главное - вас это вообще беспокоит или устраивает все как есть? :))

      Удалить
  5. Никогда не любил всякие графики дел. Еще со школы терпеть не мог расписание дня :) У меня подход простой: работа с утра и до обеда, после отдых, занятия йогой, чтение, изучение чего-нибудь нового по своим темам и интересам, наброски новых идей и пр. Таким образом, сама работа делается в наиболее продуктивное для меня время, а все остальное, можно сказать, для удовольствия душевного и телесного :) И никаких вспомогательных программ и напоминалок не нужно. Имхо, это еще больше привносит в жизнь суеты.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Собственно, о том и речь - нужно найти систему, которая подходит именно вам. У вас же тоже есть система, просто другая :)) У меня бы так точно не получилось, потому что, во-первых, до обеда совсем ничего не успею из нужного, во-вторых, с утра не всегда чувствую себя бодро и весело, в-третьих, часто появляются привязанные ко времени дела в совершенно разных частях дня. Хотя грех жаловаться, так как у меня в общем-то все дела - для удовольствия :) В мою жизнь программы и напоминалки, напротив, приносят спокойствие и комфорт, потому что я точно знаю, что ничего важного не забуду, плюс не надо держать все в голове. А вот без программ я начинаю суетиться и подвисать :)

      Удалить